E
sta página tem por finalidade apresentar de forma resumida regras aplicáveis aos promotores ou beneficiários de projetos, com o intuito de facilitar os reportes a realizar.
A definição de modelos, métodos e boas práticas, visam auxiliar os promotores e as entidades verificadores de despesa nos processos de apresentação e validação dos reportes, através da disponibilização da documentação necessária, de forma correta.
Gestão e organização da documentação
Envio de elementos via e-mail
- O e-mail deve ser configurado com envio de aviso de receção e recibo de leitura, sendo dessa forma o processo rastreável.
- Cada email não deve exceder os 20 Mb considerando o limite combinado entre mensagem e anexos.
- Quando necessário deverá utilizar um software de compressão de dados que permita criar blocos de informação com um tamanho pré-definido de no máximo 20Mb.
- Se a documentação a remeter ultrapassar 20Mb, será necessário reparti-la por mais do que um e-mail, devendo estes ser numerados (1/2 por exemplo significando primeiro e-mail de dois).
- Quando o volume de informação for muito grande, poderá ser utilizado um sistema de transferência de ficheiros on-line, embora, por uma questão de verificabilidade futura, este não seja o meio preferencial, exceto se o link para descarregamento tenha um prazo considerável.
Regras para a denominação de ficheiros
- O nome dos ficheiros deverá ter no máximo 30 caracteres
- Sem espaços ( ), devendo ser substituídos por sublinhado, (_), ponto (.) ou hífen (-);
- Não utilizar caracteres especiais, cedilhas ou acentos
Nota: Para os documentos em formato comprimido, deve ser tido em conta que o acesso pode ser condicionado por particularidades do sistema operativo. Por exemplo, nos sistemas Windows, um nome de um ficheiro pode ter até 260 caracteres, contando para tal, o nome e a localização do ficheiro.
Estrutura da denominação de ficheiros
A denominação dos ficheiros que contenham os elementos justificativos de despesa deve ser estruturado da seguinte forma (numeração indexada a cada contrato):
Quando em causa esteja o envio de informação relativa a execução física, a denominação do ficheiro deve começar com a atividade, seguindo de uma breve descrição do documento, conforme o exemplo seguinte:
Exemplo: Ativ.007.lista.participantes
- CXXX. (número do contrato - X, número de 001-999)
- XXX. (número de documento - X, número de 001-999)
- a. (letra correspondente à rúbrica)
- Fatura (descrição do documento)
Quando em causa esteja o envio de informação relativa a execução física, a denominação do ficheiro deve começar com a atividade, seguindo de uma breve descrição do documento, conforme o exemplo seguinte:
Exemplo: Ativ.007.lista.participantes
Organização da documentação
Os documentos a submeter, já devidamente denominados, devem ainda ser organizados funcionalmente por pastas, da seguinte forma:
Projeto XXX
- - - CXXX (nome do contrato)
- - - - - - ex.financeira
- - - - - - - - - relat.fin.xx.pdf
- - - - - - - - - relat.fin.xx.xlsx
- - - - - - - - - justificativos
- - - - - - - - - - - - decl.SS.AT
- - - - - - - - - - - - extratos.banc
- - - - - - - - - - - - extratos.cont
- - - - - - - - - - - - C001.001.a.contrato.pdf
- - - - - - - - - - - - C001.001.c.fatura.pdf
- - - - - - - - - - - - C001.001.a.doc.suporte.a.despesa.pdf
- - - - - - ex.fisica
- - - - - - - - - relat.ex.fisica.xx.pdf
- - - - - - - - - evidencias
- - - - - - - - - - - - Ativ.001.email.parceiro.pdf
- - - - - - - - - - - - Ativ.001.lista.participantes.pdf
- - - - - - - - - - - - Ativ.002.fotos.seminario.pdf
- - - - - - - - - - - - Ativ.002.fotos.seminario.pdf
- - - - - - - - - - - - Ativ.003.fotos.equipamento.pdf
Projeto XXX
- - - CXXX (nome do contrato)
- - - - - - ex.financeira
- - - - - - - - - relat.fin.xx.pdf
- - - - - - - - - relat.fin.xx.xlsx
- - - - - - - - - justificativos
- - - - - - - - - - - - decl.SS.AT
- - - - - - - - - - - - extratos.banc
- - - - - - - - - - - - extratos.cont
- - - - - - - - - - - - C001.001.a.contrato.pdf
- - - - - - - - - - - - C001.001.c.fatura.pdf
- - - - - - - - - - - - C001.001.a.doc.suporte.a.despesa.pdf
- - - - - - ex.fisica
- - - - - - - - - relat.ex.fisica.xx.pdf
- - - - - - - - - evidencias
- - - - - - - - - - - - Ativ.001.email.parceiro.pdf
- - - - - - - - - - - - Ativ.001.lista.participantes.pdf
- - - - - - - - - - - - Ativ.002.fotos.seminario.pdf
- - - - - - - - - - - - Ativ.002.fotos.seminario.pdf
- - - - - - - - - - - - Ativ.003.fotos.equipamento.pdf
Documentos justificativos da despesa
Ajuste Direto regime simplificado
- Fatura da despesa
- Recibo da quitação
Ajuste Direto regime geral
- Checklist do procedimento de contratação
- Fundamentação Inicial para abertura de procedimento
- Despacho ou decisão de abertura de procedimento
- Comprovativo de envio do Convite
- Caderno de Encargos
- Esclarecimentos e retificações às peças do procedimento (se aplicável)
- Despacho ou decisão de adjudicação
- Contrato assinado pelas partes
- Publicitação de adjudicação na plataforma BaseGov
- Proposta do concorrente vencedor
- Documentos de habilitação do adjudicatário
- Extrato da conta de fornecedor e seus valores acumulados dos últimos 3 anos
Consulta Prévia
- Checklist do procedimento de contratação
- Fundamentação Inicial para abertura de procedimento
- Despacho ou decisão de abertura do Procedimento
- Comprovativo de envio dos Convites às entidades
- Caderno de Encargos
- Esclarecimentos e retificações às peças do procedimento (se aplicável)
- Relatório preliminar
- Evidência da notificação de Audiência Prévia
- Pronuncias ao relatório preliminar (se aplicável)
- Relatório final
- Despacho ou decisão de adjudicação
- Notificação de adjudicação a todos os concorrentes
- Contrato assinado pelas entidades
- Publicitação de adjudicação na plataforma BaseGov
- Proposta do concorrente vencedor
- Documentos de habilitação do adjudicatário
- Extrato da conta de fornecedor e seus valores acumulados dos últimos 3 anos
Concurso Público
- Checklist do procedimento de contratação
- Fundamentação Inicial para abertura de procedimento
- Despacho ou decisão de abertura do Procedimento
- Programa de Procedimento
- Caderno de Encargos
- Publicação do Anúncio do Concurso em Diário da Républica
- Esclarecimentos e retificações às peças do procedimento (se aplicável)
- Relatório preliminar
- Evidência da notificação de Audiência Prévia
- Pronuncias ao relatório preliminar (se aplicável)
- Relatório final
- Despacho ou decisão de adjudicação
- Publicitação de adjudicação na plataforma BaseGov
- Contrato assinado pelas entidades
- Proposta do concorrente vencedor
- Documentos de habilitação do adjudicatário
Documentos comprovativos da Despesa
Despesa por aquisição de um bem ou serviço
- Declarações da Autoridade Tributária e da Segurança Social
- Despesa por aquisição de um bem ou serviço
- Comprovativo de pagamento da Fatura, por meio da apresentação da Transferência Bancária que a quitou ou Mapa de Caixa, com a indicação da despesa e levantamento bancário que deu origem à caixa. Nos casos em que o documento de despesa é Fatura-recibo, este é simultaneamente documento de despesa e comprovativo de pagamento
- Extrato Bancário do período, que permita a validação do pagamento efetuado através do comprovativo de pagamento
- Ficha de Imobilizado do bem
Despesa com Recursos Humanos
- Contrato de Trabalho do profissional, e as eventuais alterações que a este possam ter sido produzidas. Este documento necessita de ser enviado apenas uma vez e sempre que exista lugar a atualizações
- Mapa de horas imputadas ao projeto (timesheet), com a indicação das horas imputadas a cada atividade, em formato não editável e devidamente assinado pelo profissional
- Talão de Vencimento do profissional
- Transferência Bancária que comprove o pagamento do vencimento
- Documentos de Pagamento à Segurança Social e Autoridade Tributária, com o respetivo detalhe para o profissional
- Transferências Bancárias que comprovem os pagamentos à Segurança Social e Autoridade Tributária
- Extratos Bancários dos períodos, que permitam a validação dos pagamentos efetuados através das transferências bancárias Existem ainda despesas relacionadas com ajudas de custos, usualmente refletidas no talão de vencimento do profissional, mas de caráter esporádico. Quando existe lugar à apresentação destas despesas, devem ser remetidos os seguintes documentos:
- Autorização da deslocação assinada e confirmada por superior responsável e com poder para o efeito
- Mapa de Quilómetros efetuados em formato não editável e assinado, com a distância percorrida e o valor que está instituído por quilómetro, quando a ajuda paga é por quilómetro
- Mapa de Ajudas de Custo em formato não editável e assinado, quando a ajuda é devida por Per Diem ou despesas com alimentação, indicado os valores que estão instituídos
- Documento justificativo para o pagamento destas ajudas, que comprovem a realização da atividade que lhes deu origem. Exemplos de documentos validos são Atas de Reunião assinadas, Folhas de Presença das ações decorridas ou Declarações de Presença.
Despesa paga por outra conta que não a do projeto
Quando existe lugar ao pagamento de uma despesa efetuada pelo Promotor, por meio de outra conta que não a do projeto, deverão ser realizados os esforços necessários para proceder ao reembolso da conta que quitou a despesa com a conta do projeto:
- Transferência Bancária que comprove a transferência do valor
- Detalhe dos valores transferidos, quando a transferência bancária procede à movimentação de mais que um pagamento efetuado por outra conta
- Extratos Bancários dos períodos, que permitam a validação dos pagamentos efetuados através das transferências bancárias Para as despesas efetuadas pelos Parceiros, importa também que o Promotor promova a transferência dos valores que cubram as necessidades dos primeiros:
- Transferência Bancária da conta do Promotor, para a conta definida do Parceiro
- Comprovativo de recebimento do Parceiro, quando o detalhe da transferência bancária não permite validar o IBAN de destino
- Extrato Bancário do período, que permita a validação do pagamento efetuado através da transferência bancária